سياسة الخصوصية
1. المقدمة إن استخدام أجهزة الحاسوب أو النظم الشبكية لا يعفي بأي حال من الأحوال أي موظف بمجلس المناقصات من المسؤولية والمطالب المعهودة في السلوك الأخلاقي أو القانوني، ولاسيما وأن للبيانات، والبرمجيات والقدرة الحوسبية قيمة، ويجب أن تعامل وفقا لذلك. كما أن استخدام الحاسوب والنظام الشبكي الذي يتشارك به العديد من المستخدمين يفرض بعض الالتزامات الإضافية.
كل موظف بمجلس المناقصات مسؤول مسؤولية كاملة عن استخدامه للحواسيب والنظام الشبكي وما يترتب على اي استخدام غير مصرح به او يتنافى مع القوانين والأخلاق سواء نص عليها في هذه الوثيقة أو في أي من القوانين واللوائح المنظمة لطريقة استخدام الحاسب الآلي.
ينبغي على موظفي مجلس المناقصات اتباع مبادئ تصرُّف معيّنة في استخدام الحواسيب والنظم الشبكية، وخصوصاً الإلتزام بالسياسات والإجراءات التي تحكم:
• خصوصية البيانات أو المعلومات المخزنة في الحواسيب والنظم الشبكية أو المرسلة عبرها، أو أي قيود أخرى موضوعة على البيانات والمعلومات، حتى وإن كانت غير محمية بشكل آمن.
• مصلحة مالك البرمجيات أو الأصول الأخرى المتعلقة بالحواسيب أو النظم الشبكية، حتى وإن كانت هذه البرامج أو الأصول غير محمية بشكل آمن.
• القدرة المتناهية للحواسيب والنظم الشبكية عن طريق الحد من استخدام الحواسيب والنظم الشبكية حتى لا تتداخل بشكل غير سليم مع أنشطة المستخدمين الآخرين.
كذلك ينبغي على موظفي مجلس المناقصات اتباع كل الإجراءات الأخرى المسنونة لإدارة الحواسيب والنظم الشبكية، بما في ذلك تلك الموضوعة للسيطرة على الدخول إلى البيانات والملفات أو المعلومات الأخرى بالحواسيب أو استخدامها.
وقبول الموظف للإجراءات الداخلية لتقنية المعلومات واتباع التعليمات الواردة فيها من شأنه الحفاظ على بيئة المعلومات محمية وآمنة لممارسة العمل.
2. المـصطلحات الرئيسية
الحواسيب الثابتة والمحمولة
هي عبارة عن أجهزة إلكترونية تقوم باستقبال البيانات ومن ثم معالجتها ومن ثم تخزينها أو إظهارها للمستخدم بصورة أخرى .
الإنترنت
الإنترنت شبكة اتصالات عالمية تسمح بتبادل المعلومات بين شبكات أصغر تتصل من خلالها الحواسيب حول العالم. تعمل وفق أنظمة محددة ويعرف بالبروتوكول الموحد وهو بروتوكول إنترنت. وتشير كلمة
إنترنت
إلى جملة المعلومات المتداولة عبر الشبكة وأيضا إلى البنية التحتية التي تنقل تلك المعلومات عبر القارات.
البريد الالكتروني
هو وسيلة لتبادل رسائل رقمية عبر الإنترنت أو غيرها من شبكات حاسوبية متواصلة.
الشبكة اللاسلكية
هي نوع من الشبكات الحاسوبية التي تعمل على نقل المعلومات من دون استخدام الأسلاك (التوصيلات).
كلمة المرور
أو كلمة السر هي تشكيلة من الحروف الأبجدية والأرقام والرموز الأخرى تمكن من يعرفها من الوصول أو استعمال مورد أو خدمة محمية.
النسخ الاحتياطي
في تكنولوجيا المعلومات تدل على نسخ وأرشفة معلومات الحاسوب حتى يمكن استعادتها في حال تم فقدان المعلومات الأصلية أو العبث بها.
الأجهزة الذكية
هي عبارة عن أجهزة مثل الأجهزة اللوحية بأنواعها المختلفة أو هواتف محمولة نقالة تحتوى على خواص متقدمة مقارنة بمثيلاتها من الهواتف الخلوية الأخرى .كما يوجد بها ميزة تصفح الإنترنت ومزامنة البريد الإلكتروني وفتح ملفات الأوفيس وتشغيل الوسائط المتعددة وتحتوي على لوحة مفاتيح كاملة.
3. إجراءات الحواسيب الثابتة والمحمولة
1. سيتم برمجة جميع الحواسيب الثابتة والمحمولة لتكون جزءاً من نطاق / شبكة (Domain) مجلس المناقصات.
2. يجب توصيل جميع الحواسيب الثابتة والمحمولة بنطاق مجلس المناقصات.
3. ستدعم دائرة تقنية المعلومات عبر قسم الدعم الفني والشبكات بمجلس المناقصات الحواسيب الثابتة والمحمولة المملوكة لمجلس المناقصات فقط.
4. سيتم تقديم الدعم المباشر للحواسيب الثابتة والمحمولة داخل مباني مجلس المناقصات فقط.
5. الحواسيب الثابتة (سطح المكتب) هي منصات العمل الحاسوبي لموظفي مجلس المناقصات، أما الحواسيب المحمولة فلن تصرف إلا لإدارة المجلس والمختصين وبتصريح رسمي من الجهة المختصة في مجلس المناقصات.
6. العمر الافتراضي للحواسيب الثابتة والمحمولة يقدر من قبل المختصين بدائرة تقنية المعلومات، وأي جهاز يتطلب الاستبدال فإن دائرة تقنية المعلومات سوف تقدِّر ميزانية الاستبدال، وسيجري الاستبدال بعد موافقة الجهة المختصة وتوافر الميزانية، إلا أن تنفيذ الشراء سيكون عبر الجهة المختصة.
7. يتم تسلَّيم الحواسيب الجديدة الثابت منها والمحمول في مدّة تتراوح عادة بين ( 8 إلى 12 ) أسبوعاً.
8. تحتفظ دائرة تقنية المعلومات بملكية جميع أصول تقنية المعلومات بمجلس المناقصات، وفي حالة ترك الموظف للمجلس أو نقله من دائرة إلى أخرى فإن عليه إعادة جميع أصول تقنية المعلومات لهذه الدائرة, وعلى الدائرة المعنية التنسيق مع دائرة تقنية المعلومات في حالة نقل أو استقالة أي من موظفي المجلس.
9. لا يجوز للمستخدم النهائي (الموظف) تحت أي ظرف تعديل البرامج أو إعادة تهيئة الأجهزة سواء أكان بنفسه، أو استعانةً بأطراف خارجية.
10. يجب على قسم الخدمات التأكد قبل تسليم أي حاسوب ثابت أو محمول من أن دائرة تقنية المعلومات قد تحققت من وحدة المعالجة المركزية وفحصها.
11. يجب على من يحتاج إلى حاسوب محمول أن يعبئ النموذج الخاص بذلك ويحصل على الموافقات الإدارية الموضحة بالنموذج، قبل تنفيذ أمر الشراء متى ما توفرت الموازنة.
12. ستحدِّث دائرة تقنية المعلومات برنامج مضاد الفيروسات آلياً لكل الأجهزة المرتبطة بشبكة مجلس المناقصات.
13. ينبغي تركيب كل تطبيقات الحواسيب الثابتة والمحمولة من قبل دائرة تقنية المعلومات.
14. يجب عند طلب شراء أي تطبيق أو برنامج خاص تحتاجه الأقسام لتنفيذ مهامها المعتادة أن يكون عبر دائرة تقنية المعلومات بعد الحصول على موافقة الإدارة العليا.
15. يجب أن تكون جميع التطبيقات والبرامج المثبتة في حواسيب مجلس المناقصات الثابتة والمحمولة مرخصة كما يجب أن تتحقق دائرة تقنية المعلومات من صلاحية التراخيص بشكل دوري.
16. الحواسيب التي تحت الصيانه مع الشركة الموردة يتم صيانتها لدى الشركة الموردة ، لكن الحواسيب التي انتهت فترة صيانتها فإنه تتم صيانتها وما يتعلق بها من استبدال القطع الصلبة (Hardware) في ورشة تقنية المعلومات عن طريق مهندس الدعم الفني .
4. إجراءات الإنترنت
1. يجب استخدام الإنترنت لأغراض العمل.
2. يسمح بالإستخدام المحدود للإنترنت للأغراض الشخصية إلا أنه ينبغي أن يبقى استهلاك موارد تقنية المعلومات للاستخدام الشخصي في حدِّه الأدنى.
3. يحظر استخدام الانترنت لأي أغراض أو أنشطة غير مشروعة تنتهك القوانين المعمول بها في السلطنة أو يمكن أن تؤدي إلى رفع دعوى قضائية/مدنية ضد مجلس المناقصات أو أي من موظفيه.
5. إجراءات البريد الالكتروني
1. كل عناوين البريد الإلكتروني والحسابات المرتبطة بمجلس المناقصات والمخصصة للمستخدمين هي ملك لمجلس المناقصات.
2. المستخدم مسؤول عن عدم كشف كلمة مرور بريده الإلكتروني لأي أحد.
3. يجب على المستخدم تجنب الألفاظ غير اللائقة عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني.
4. لن يستخدم نظام البريد الإلكتروني بمجلس المناقصات للتالي:
4.1. الدخول في أي أنشطة غير مشروعة أو غير أخلاقية أو غير لائقة.
4.2. لأي غرض لا يتعلق بالعمل.
5. يحق لإدارة تقنية المعلومات فحص البريد الالكتروني لأي موظف دون موافقته المسبقة أو إعلامه بذلك، إذا وجد اعتقاد بأن الموظف يسيء توظيف خدمات مجلس المناقصات الرسمية.
6. تخصيص سعة البريد الإلكتروني لكل مستخدم بحيث لا تزيد عن (1GB) و وتخصيص حجم المرفقات بحيث لا تزيد عن ( 36 MB)
7. يتحمل المستخدِم مسؤولية نتائج سوء الاستخدام.
6. إجراءات الطباعة
1. يجب ربط جميع الطابعات بنطاق مجلس المناقصات.
2. يجب على جميع الموظفين استخدام الطابعات الشبكية المشتركة متعددة المهام ما لم يتم الموافقة على تخصيص طابعة محددة من قبل الجهة المختصة في المجلس.
3. يسمح فقط للمستخدمين المدرجين في الدليل النشط (Active Directory) استخدام الطابعات. لذلك ينبغي إدراج جميع الموظفين في الدليل النشط ليتمكنوا من استخدام الطابعات .
4. سيتمكن الموظفين من إستخدام جميع الطابعات المركزية الموزعة في جميع ادوار مبنى مجلس المناقصات بواسطة (نظام اتبعني) وذلك لمرونة العمل.
5. يتم التحكّم في وصول المستخدم إلى الطابعة ويتم توفير آلية أمنية فعالة للسيطرة على إنتاج الوثائق الحساسة عند الاقتضاء باستخدام:
o قارئ البطاقة المعمول به حالياً، أو
o الرقم السري
6. لا ينبغي ترك الوثائق أو النسخ المطبوعة عُرضةً أو بلا مراقبة.
7. في حالة رغب الموظف بإتلاف أي وثيقة فإنه يجب إستخدام آلة تمزيق الأوراق الموزعة بجانب الطابعات المركزية.
8. سيتم سحب جميع الطابعات اللامركزية لتقليل الإستهلاك, باستثناء الدوائر التي يتطلب نظام العمل بها وجود طابعة إحتياطية.
7. إجراءات التخلص من الحواسيب الثابتة والمحمولة والطابعات
1. مدير دائرة تقنية المعلومات مخوّل بإعداد قوائم للشطب أو التخلص من الحواسيب وأصول تقنية المعلومات القديمة أو التالفة.
2. المدير العام للمعلومات والاحصاء مخوّل بمراجعة قائمة الشطب أو التخلص من الحواسيب وأصول تقنية المعلومات القديمة أو التالفة والتي أعدها مدير تقنية المعلومات قبل رفعها للموافقة.
3. المدير العام للشؤون الادارية والمالية مخوّل بمراجعة قائمة الشطب أو التخلص من الحواسيب وأصول تقنية المعلومات القديمة أو التالفة، ومخوّل بالتوصية لاتخاذ الإجراء المناسب.
4. المدير العام للشؤون الادارية والمالية مخوّل بتصريح الشطب أو التخلص من الحواسيب وأصول تقنية المعلومات القديمة أو التالفة.
5. مدير دائرة تقنية المعلومات مسؤول عن ضمان شطب الأصول الملغية من السجلات عندما يأذن مدير عام الشؤون الادارية والمالية للشروع في الشطب أو التخلص من الحواسيب وأصول تقنية المعلومات القديمة أو التالفة، وعليه إرسال نسخة من نموذج الشطب إلى قسم دائرة الشؤون المالية.
6. يتم بيع الأصول الملغية من الخدمة كالحواسيب الثابتة والمحمولة والطابعات للموظفين أو غيرهم من خلال مزاد علني بعد إزالة القرص الثابت من الأجهزة، وعلى الإدارات المالية والإدارية لمجلس المناقصات متابعة العملية.
7. يجب إعادة تهيئة الأقراص الثابتة أو أي وسائط تخزين إلكتروني أخرى لمحو ما فيها من بيانات ومعلومات ثم تدميرها ماديا عبر الوسائل المتبعة وبطرق آمنة.
8. إجراءات استخدام الشبكة اللاسلكية للضيوف
1. يقتصر منح استخدام الشبكة اللاسلكية ( Wi-Fi) لضيوف المجلس من الجهات الحكومية أو شركات القطاع الخاص وذلك لأغراض تتعلق بالعمل فقط. هناك نموذج على الضيف تعبئته، ويوقعه المدير العام للقسم المضيف، ويفعِّله الموظف المختص للفترة المذكورة بالنموذج.
2. سوف يقوم موظفي تقنية المعلومات بإعداد تقرير مراجعة أسبوعي للتحقق من أي ضيف تم وصله للشبكة اللاسلكية لأكثر من خمسة أيام وعليهم إعداد تقرير يسلم للمدير العام المعني بالضيف للاستيضاح واتخاذ الإجراء إن لزم الأمر.
3. لن يستخدم موظفو مجلس المناقصات خدمة الشبكة اللاسلكية (Wi-Fi)، وإنما سيقوم بعض الموظفين من دائرة تقنية المعلومات ( المخوّل منهم) باختبارها والتأكد من جاهزيتها للعمل في كل وقت.
9. إجراءات كلمة المرور
1. يجب أن تكون كلمة المرور مكونة من ( 6- 8 ) رموز، وينصح بأن تحتوي أرقاماً وحروفاً بعضها كبير (الحرف اللاتيني).
2. على الموظف عدم تدوين كلمة المرور الخاصة به على سطح المكتب او في اي مكان وذلك لضمان عدم وقوعها في ايدي اخرى .
3. على دائرة تقنية المعلومات التأكد من أن المستخدم النهائي (الموظف بمجلس المناقصات) يقوم بتغيير كلمة المرور عبر الشبكة الداخلية بعد كل (45) يوماً.
10. إجراءات النسخ الاحتياطي
1. يجب على دائرة تقنية المعلومات إجراء النسخ الاحتياطي الاعتيادي لجميع الأنظمة المتصلة بالشبكة.
2. يجب على المستخدمين التأكد من تخزين بياناتهم الهامة في القرص المشترك محمية بكلمة مرور.
3. ينبغي على دائرة تقنية المعلومات التأكد من أن وسائط التخزين الاحتياطي محفوظة بمكان آمن خارج الموقع.
4. يجب على دائرة تقنية المعلومات التأكد من أن ملفات النسخ الاحتياطي تستعاد دوريا للتحقق من بقائها صالحة للإستعمال.
11. إجراءات استخدام الأجهزة الذكية
1. اذا تم التوصيل بشبكة مجلس المناقصات من خلال جهاز ذكي مثل الهواتف او اي جهاز اخر من الضروري أن يكون أي اتصال لاسلكي لأداء الأعمال وان يستخدم بشكل مناسب، ومعقول وأخلاقي.
2. الحد من إستخدام الأجهزة الذكية والهواتف الخلوية في مكتب رئيس المجلس أو مكتب الأمين العام .
12. مسؤولية الموظفين
1. يجب على الموظفين اتخاذ الاحتياطات المناسبة لمنع تلف أو فقدان حواسيب مجلس المناقصات الثابت منها والمحمول الواقعة تحت تصرفهم، وسيُعدُّ الموظف مسؤولاً عن تكلفة إصلاح أو استبدال الأصول التي كان تسبب فيها تلفها أو إعطابها نتيجة الإهمال.
2. يقدِّم مجلس المناقصات للموظفين المصرّح لهم أجهزة حاسوب محمولة للاستعمال الرسمي. لا يجوز إقراض هذه الأجهزة أو السماح لآخرين كأفراد العائلة أو الأصدقاء باستخدامها.
3. المستخدم النهائي (الموظف) مسؤول عن حفظ وثائقه الهامة في الأقراص المشتركة لضمان حفظها الاحتياطي. من مسؤولية المستخدم التأكد من أنّ وثائقه محمية بكلمة مرور للحفاظ على سرية الوثائق.
4. يجب على المستخدمين اتباع إجراء شاشة التوقف (Screen Server)، بمعنى تأمين شاشات الحواسيب عند الابتعاد عنها باستخدام شاشة توقف لها بكلمة مرور وذلك قبل مغادرة الموظف عن جهازه.
5. يمنع منعاً باتاً تنزيل الموظفين للتطبيقات والبرامج من الإنترنت وتركيبها.
6. يجب على كل موظف عدم الإفصاح عن أي كلمة مرور يستخدمها لأي حد كان.
7. يجب إشعار قسم تقنية المعلومات عند نقل أي أصول تقنية معلومات ثابتة من مكان لآخر ويجب أن يتم ذلك بإشراف قسم تقنية المعلومات.
8. يمنع منعاً باتا استخدام الهواتف النقالة في تصوير الوثائق وإرسالها عبر وسائل التواصل الإجتماعي أو الشبكة العالمية .
9. في حالة مخالفة الموظف للشروط المبينة في هذه الوثيقة أو التعمد في القصور أو الإهمال في المحافظة على الأجهزة والبيانات يحق للمعنيين بالمجلس اتخاذ الإجراءات القانونية والمسائلة الإدارية في حقه.